會計(jì)報(bào)表是由報(bào)表格式和報(bào)表數(shù)據(jù)構(gòu)成的。報(bào)表定義就是對會計(jì)報(bào)表的格式和數(shù)據(jù)來源的設(shè)定過程。會計(jì)報(bào)表的格式多種多樣，除會計(jì)制度規(guī)定的報(bào)表種類(資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表)以外，各行業(yè)、各企業(yè)還可能根據(jù)國家不同的管理機(jī)構(gòu)和本企業(yè)的需要設(shè)置其他報(bào)表，如管理費(fèi)用表、主要產(chǎn)品成本表、流動資產(chǎn)表、應(yīng)交增值稅明細(xì)表、工資計(jì)算表、制造成本表等等。在通用會計(jì)軟件中，報(bào)表系統(tǒng)只是為用戶提供了自定義空白格式的功能，系統(tǒng)生成報(bào)表時(shí)，只能按用戶定義的格式生成。

報(bào)表的數(shù)據(jù)是按會計(jì)制度的規(guī)定，對已輸入的會計(jì)信息進(jìn)行加工、整理、匯總、計(jì)算出來的。各報(bào)表的各個(gè)空白位置的數(shù)據(jù)，是依據(jù)設(shè)定的取數(shù)公式而形成的。數(shù)據(jù)的來源主要有：

（1）從帳中取數(shù)。從某帳戶中取某一時(shí)期或某一會計(jì)期間的某項(xiàng)數(shù)據(jù)。例如：通過科目代碼，確定獲取某一帳戶的余額，借方累計(jì)發(fā)生額或貸方累計(jì)發(fā)生額等；或者從幾個(gè)帳戶中取數(shù)，進(jìn)行會計(jì)匯總，填入報(bào)表中的某一行某一列中，例如：資產(chǎn)負(fù)債表中“存貨”來源于“材料采購”、“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“材料成本差異”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“產(chǎn)成品”、“分期收款發(fā)出商品”、“生產(chǎn)成本”等科目的期末借貸方余額相抵后的差額填列。

（2）從報(bào)表中取數(shù)。從報(bào)表中取數(shù)是指從已形成的當(dāng)前報(bào)表或其他報(bào)表中獲取數(shù)據(jù)填入某行某列中，例如：合計(jì)欄是由以上的欄目數(shù)據(jù)匯總加計(jì)；資產(chǎn)負(fù)債表的“本年利潤”可以從損益表中獲取。

（3）手工輸入數(shù)。計(jì)算機(jī)尚未聯(lián)網(wǎng)時(shí)，下屬單位已有報(bào)表，為了匯總或分析，需要將下屬單位的報(bào)表中數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)中。所以要手工輸入。